ရုံးစာများရေးသားခြင်း၊ ပေးပို့ခြင်း၊ ထုတ်ပြန်ခြင်းတို့သည် မိမိတို့ ဌာန/ ရုံး/ အဖွဲ့အစည်းများနှင့် ချိတ်ဆက်ဆောင်ရွက်ရန်အတွက် လိုအပ်သော ရုံးပိုင်းဆိုင်ရာဆက်သွယ်ရေး လုပ်ထုံးလုပ်နည်းများတွင် အပါအဝင်ဖြစ်ပါသည်။ ယနေ့ Digital ခေတ်သို့ ကူးပြောင်းလာသည့်အလျှောက် ရုံးလုပ်ငန်းဆိုင်ရာ စာရွက်စာတမ်းများကို သမားရိုးကျစာတိုက်မှပေးပို့ခြင်း၊ ထုတ်ပြန်ခြင်းအပြင် electronic နည်းဖြင့် ပေးပို့ခြင်း၊ ထုတ်ပြန်ခြင်း၍ ဆက်သွယ်ဆောင်ရွက်မှုများလည်း ပြုလုပ်လျက်ရှိပါသည်။ ဤတွင် အငြင်းပွားမှုဖြစ်စဉ်များ၊ နစ်နာမှုကိစ္စရပ်များဖြစ်ပွားပါက အချို့သောရုံးစာများသည် မိမိတို့ အဖွဲ့အစည်းမှထုတ်ပြန်သည့် ရုံးစာရွက်စာတမ်းများ ဟုတ်/ မဟုတ် ကိစ္စရပ်များ၊ ရုံးစာများကို အတုအပပြုလုပ်၍ မဟုတ်မမှန်သည့် သတင်းအချက်အလက်များကို အဖွဲ့အစည်းအတွင်းဖြစ်စေ၊ အများပြည်သူသို့ဖြစ်စေ ဖြန့်ဝေထားခြင်းကိစ္စရပ်များတွင် အဆိုပါရုံးစာများကို မှန်ကန်မှု ရှိ/မရှိ တိုက်ဆိုင်စစ်ဆေးရန်၊ အတု အစစ်ခွဲခြားရန် လိုအပ်လာပါသည်။
ထို့အပြင် ရုံးစာများသည် မိမိ၏ အဖွဲ့အစည်း၊ ဌာန၏ပုံရိပ် နှင့် အဆင့်အတန်းကို ဖော်ပြရာလည်း ရောက်သဖြင့် ရုံးစာများကို စနစ်တကျရေးသားမှုသည်လည်း အရေးကြီးသော အခန်းကဏ္ဍမှ ပါဝင်ပါသည်။ အစိုးရအဖွဲ့အစည်းများတွင် ရုံးစာရေးသားနည်းများကို စနစ်တကျရေးသားရန်အတွက် ရုံးစာရေးသားမှုဆိုင်ရာ စံသတ်မှတ်ချက်များချမှတ်၍ ထုတ်ပြန်ထားမှုများရှိသည့်အတွက် စနစ်ကျသောရုံးစာအရေးအသားနှင့် အဖွဲ့အစည်းမှထုတ်ပြန်သည့်ရုံးစာမှန်ကန်မှုကိုခွဲခြားရန် အထောက်အကူပြုပါသည်။ သို့ရာတွင် ပြင်ပ ပုဂ္ဂလိကစီးပွားရေးလုပ်ငန်း၊ အဖွဲ့အစည်းများတွင်မူ မိမိတို့အဖွဲ့အစည်းအတွက် ရုံးစာရေးသားမှုဆိုင်ရာ သတ်မှတ်ချက်များ ချမှတ်၍ ရေးသားမှုမရှိပါက အရေးကိစ္စကြုံလာလျှင် ရုံးစာများကိုတိုက်ဆိုင်စစ်ဆေးရန်အတွက် စံသတ်မှတ်ချက်များမရှိသည့်အခါ အခက်ကြုံရမှုများ ရှိတတ်ပါသည်။ ထို့ကြောင့်ဤဆောင်းပါးတွင် ရုံးစာများကို တိုက်ဆိုင်စစ်ဆေးရန်နှင့် စနစ်ကျသောလုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်း၏ပုံရိပ်ကို ထိန်းသိမ်းထားနိုင်ရန် ရုံးစာရေးသားနည်းနှင့်ပတ်သက်သော အလေ့အကျင့်ကောင်းများကို လမ်းညွှန်ဖော်ပြအပ်ပါသည်။
ပထမအဆင့်အနေဖြင့် မိမိတို့အဖွဲ့အစည်းအနေဖြင့် ရုံးလုပ်ငန်းသုံးစာများတွင် တပြေးညီအသုံးပြုမည့် ဘာသာစကားအလိုက်ရေးသားရမည့် စာလုံးအမျိုးအစားအမည်၊ ခေါင်းစဉ်ကြီးနှင့် ပုံမှန်စာလုံး ဆိုဒ်များကို သတ်မှတ်ရန် လိုအပ်ပါသည်။
ဥပမာ -
မြန်မာဘာသာစကားအတွက်ဆိုလျှင် Unicode စနစ်ဖြင့် မိမိလုပ်ငန်းမှအသုံးပြုမည့် Font အမည်
အင်္ဂလိပ်ဘာသာစကားအတွက်ဆိုလျှင် အသုံးပြုမည့် Font အမည် နှင့် စာလုံးဆိုဒ်သတ်မှတ်ချက်များ
ထို့နောက်အောက်ဖော်ပြပါ သတ်မှတ်ချက်များအတွက် ရုံးစာရေးသားရမည့် စံချိန်စံညွှန်းများကို ချမှတ်ရမည်ဖြစ်ပါသည်။
- စာကြောင်း တစ်ခုနှင့် တစ်ခုကြားအကွာအဝေး (Line Spacing)
- ဘေးမျဉ်းသတ်မှတ်ချက် (Margin) နှင့် Header, Footer သတ်မှတ်ချက်များကို ချမှတ်ခြင်း၊
- စာအမှတ် တပ်ရာတွင် ရေးသားမည့် အတိုကောက်စာလုံးကုဒ်နှင့် ပုံစံများ၊ အရေအတွက်များကို သတ်မှတ်ခြင်း၊
- လုပ်ငန်းဌာနများအတွက် လိုအပ်ပါက ဌာနကုဒ်အမှတ်များ သတ်မှတ်ခြင်း၊
- မိမိအဖွဲ့အစည်း၏ ရုံးတံဆိပ်ခပ်နှိပ်ရန် လိုအပ်သော ရုံးစာများတွင် ခပ်နှိပ်ရမည့် နေရာ (ဥပမာ - ရုံးစာ၏ ဘယ်ဘက်ထောင့် သို့မဟုတ် ညာဘက်ထောင့်၊ လက်မှတ်ရေးထိုးသည့်နေရာနှင့် အနီးတဝိုက် စသည်)
- မတူညီသော ရုံး Letter Head များအသုံးပြုပါက မည်သည့်အခြေအနေများတွင် မည်သည့် Letter Head ကို အသုံးပြုမည်ဆိုသည့် သတ်မှတ်ချက်များ ချမှတ်ခြင်း၊
- ရုံးတွင်းစာအမျိုးအစားအလိုက် လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်း သတ်မှတ်နိုင်မှု/လျှော့ချနိုင်မှု/ ပယ်ဖျက်နိုင်မှု တို့နှင့် စပ်လျဉ်းသည့် အခွင့်ရပုဂ္ဂိုလ်များသတ်မှတ်ခြင်း၊
- သတ်မှတ်ထားသည့်ရုံးစာများတွင် လက်မှတ်ရေးထိုးခွင့်ရှိသူ အခွင့်ရပုဂ္ဂိုလ်များ၏ ရာထူးအဆင့်အတန်းများကို သတ်မှတ်ထားရန် လိုအပ်ပါသည်။
ထို့အပြင် မိမိတို့ဌာနမှထုတ်ပြန်သည့် ရုံးစာများတွင် ကိုယ်ပိုင်မိမိဌာနသုံးအမှတ်အသားရေးထုံးရှိပါက အဆိုပါစာရွက်စာတမ်း၏ ခိုင်မာမှုနှင့် မှန်ကန်မှုတို့ကို တိုက်ဆိုင်စစ်ဆေးရာတွင် အထောက်အကူပြုနိုင်ပါသည်။ (ဥပမာ - ရက်စွဲရေးထုံး၊ မိတ္တူကို နှင့် ဖြန့်ဝေခြင်း တို့တွင်အသုံးပြုသည့် နေရာအထားအသို၊ အကွာအဝေးများ စသည်)
ရုံးစာရေးသားခြင်းသည် ရုံး/ ဌာန အသီးသီးတွင် ပုံစံကျနစွာရေးသားခြင်း၊ ရုံးစာရေးသားခြင်းနည်းစနစ်များကို လိုက်နာ၍ရေးသားခြင်းသည်အလွန်အရေးကြီးပါသည်။ သို့မှသာ ဖတ်ရှုသူအား အဓိပ္ပာယ်ရှင်းလင်း၍ဆက်သွယ်ဆောင်ရွက်သည့် အကြောင်းအရာပေါ်လွင်စေမည်ဖြစ်ပါသည်။ ထို့အပြင်ဤသို့ မိမိတို့အဖွဲ့အစည်းအတွင်းရုံးစာနှင့်ပတ်သက်၍ သတ်မှတ်ချက်များချမှတ်၍ အဆိုပါရုံးစာရေးထုံးများကို လိုက်နာကျင့်သုံး၍ ရေးသားပါက အရေးကိစ္စကြုံလာသည့်အခါ တိုက်ဆိုင်စစ်ဆေးရန်နှင့် သက်သေပြချက်အဖြစ် ရည်ညွှန်းအသုံးပြုနိုင်ရန် အထောက် အကူပြုမည်ဖြစ်ပါသည်။
ရုံးစာ အတု အစစ်ခွဲခြားရာတွင်လည်း သံသယရှိသောရုံးစာနှင့် စနစ်ကျသောမိမိတို့ရုံးစာ၏ ကြင်အင်လက္ခဏာများကို ဖော်ပြထားသည့်သတ်မှတ်ချက်နှင့် နှိုင်းယှဉ်ဖော်ပြခြင်းသည် ပိုမိုကောင်းမွန်ပါသဖြင့်ရုံးစာရေးသားရမည့် စံချိန်စံညွှန်းများကိုချမှတ်၍ သတ်မှတ်ကျင့်သုံးရန် အကြံပြုဖော်ပြအပ်ပါသည်။